Actividad 5: Simplificacion del trabajo

LIMITACIONes en el proceso de trabajo

       Los esfuerzos de mejora de procesos deben concentrarse en lo que resulta importante para el cliente, no importa que el cliente sea la siguiente estación de trabajo o el usuario final de producto o servicio. Sin este enfoque, una organización podría iniciar la mejora de procesos sin seleccionar los procesos adecuados, aquellos que requiera el cliente.

      Todo proceso debe estudiarse desde el punto de vista del cliente. La verdadera mejora del proceso se deriva del conocimiento de lo que agrega valor o significado para el cliente. Al analizar el proceso desde el punto de vista distinto al del cliente con frecuencia da como resultado una definición estrecha del proceso. Esta definición limita el esfuerzo de mejorar porque falla el estudio de la experiencia del cliente.

El CRECIMIENTO Y el CONTROL DEL PROCESO

      La administración como actividad práctica existió desde que dos o más personas unieron sus fuerzas para el logro de sus objetivos comunes. Así surgieron las organizaciones.

      El estudio de la administración surge como movimiento denominado Comercialismo y continua con el derecho administrativo a partir de la Revolución Francesa, para luego constituir un campo de de atención política y administración pública.

      Después surgen los movimientos denominados la Administración Científica, General e Industrial propugnados por Taylor y Fayol. Estos dieron énfasis a factores vinculados al concepto de productividad, descuidando un tanto el carácter humano de la administración.

      A partir de 1. 930, luego de analizar el resultado de investigaciones experimentales, se inicia una nueva orientación de la administración denominadas Teorías de Relaciones Humanas: esta se interesa por el estudio de las relaciones entre personas que deben trabajar juntas para el logro de objetivos comunes.

Luego surge el enfoque del comportamiento concentrándose en las relaciones humanas y el estudio de la conducta del hombre. En 1. 950 surge el movimiento Cibernética, el cual estudia la comunicación, el control y la automatización.

      Todos estos avances y formación de la administración han incidido a que hoy en día existan diferentes maneras de conceptuar a la administración y diferentes formas de hacer administración.

Esta manera diferente de conceptuar y hacer la administración se conoce con el nombre de Escuelas del Pensamiento Administrativo.

OBJETIVOS PARA MEJORAR

El trabajo que se desarrolla, debe ser entendido como una serie de procesos que deben ser mejorados constantemente sobre la base de:

1. – Comportamiento de equipo.

2. – Compromiso de mejora constante.

3. – Establecimiento de objetivos locales.

4. – Establecimiento de mecanismos de medición.

5. – Verificación de resultados.

6. – Aplicación de medidas correctivas o preventivas, de acuerdo a los resultados obtenidos, etc.

      La mejora de los procesos, significa optimizar la efectividad y la eficiencia, mejorando también los controles, reforzando los mecanismos internos para responder a las contingencias y las demandas de nuevos y futuros clientes. La mejora de procesos es un reto para toda empresa de estructura tradicional y para sistemas jerárquicos convencionales. Para mejorar los procesos, debemos de considerar:

1.      Análisis de los flujos de trabajo.

2.      Fijar objetivos de satisfacción del cliente, para conducir la ejecución de los procesos.

3.      Desarrollar las actividades de mejora entre los protagonistas del proceso.

4.      Responsabilidad e involucramiento de los actores del proceso.

      La mejora de procesos significa que todos los integrantes de la organización deben esforzarse en hacer las cosas bien siempre. Para conseguirlo, una empresa requiere responsables de los procesos, documentación, requisitos definidos del proveedor, requisitos y necesidades de los clientes internos bien definidos, requisitos, expectativas y establecimiento del grado de satisfacción de los clientes externos, indicadores, criterios de medición y herramientas de mejora estadística.

      Para establecer una metodología clara para la comprensión de la secuencia de actividades o pasos que debemos de aplicar para la Mejora Continua de los procesos, primero, el responsable del área debe saber que mejorar. Esta información se basa en el cumplimiento o incumplimiento de los objetivos locales de la organización. Por lo que, si quisiéramos establecer una secuencia de pasos para la Mejora, estos serían:

1. – Definir el problema o la desviación detectada sobre los indicadores y objetivos.

2. – Establecer los mecanismos de medición más adecuados de acuerdo a la naturaleza del problema.

3. – Identificar las causas que originan el problema, determinando cual es la más relevante, estableciendo posibles soluciones y tomar la opción más adecuada, por medio del Análisis de los datos obtenidos.

4. – Establecer los planes de acción, e implementar la mejora.

5. – Controlar la mejora del proceso, efectuando los ajustes necesarios, por medio de un monitoreo constante.

ANALISIS DE PROCESOS

 Un análisis del proceso permite examinar el flujo global de cualquier actividad de trabajo. Los procesos suponen una serie de pa­sos, y un análisis del proceso permite captar los tipos y el orden específico de éstos. Asimismo, un análisis del proceso permite captar datos cuantitativos, incluyendo:

·         Cuánto tiempo toma el proceso.

·         Cuánto desperdicio contiene.

·         Cuántas personas involucra.

·         Cuánto cuesta.

      Los datos cuantitativos son numéricos. Por ejemplo si se declara que el tiempo de ciclo del proceso es de 2.5 horas, se trata de un dato cuantita­tivo. Es una medición numérica. Estas mediciones numéricas del proceso se conocen como medidas. Una medida es una medición cuantitativa del proceso. El tiempo, el costo, la distancia y el número de personas son medidas.

Sin embargo, el propósito de un análisis de proceso no es sólo recolectar datos. Más bien, se trata de realizar algún tipo de mejora. Recolectar datos y no hacer nada al respecto supone una pérdida de tiempo y esfuerzo. EI propósito final de cualquier análisis del proceso es:

• Elevar la calidad del proceso.
• Aumentar la eficiencia.
• Reducir los costos relativos al proceso.
• Hacer el trabajo más sencillo y menos fatigoso.
• Hacer el trabajo más seguro.

CAMBIOS DE PARADIGMA

      Es un concepto que permite concebir o interpretar diferentes conceptos, esquemas y tipos de comportamiento que influyen en el desarrollo de nuestra sociedad y en sus diferentes ámbitos ya sea económico, cultural, intelectual, tecnológico, religioso, entre otros. Según el filósofo y científico Thomas Kuhn: “los paradigmas son como realizaciones científicas universalmente reconocidas que, durante cierto tiempo, proporcionan modelos de problemas y soluciones a una comunidad científica”.

      Abraham Maslow en su teoría de la Jerarquía de las necesidades humanas, planteó que los seres humanos somos eternos buscadores de seguridad, y cuando la encontramos nos aferramos a ella, representada en “algo” (modelos, creencias) que asumimos como ciertos aunque sean falsos, pero que serán ciertos en sus consecuencias, tal y como lo plantea el Teorema de Thomas: “Aunque algo sea falso en sus causas, es cierto en sus consecuencias”.

      Igualmente plantea que el cambio se lidera, no se delega, debiendo las Jefaturas (Coordinadores) ser los líderes del cambio, apoyando sus diversas fases, incluyendo la red de apoyo emocional cuando las personas deban variar formas de trabajo, adoptar nuevas tecnologías o nuevos paradigmas que constituirán la nueva cultura organización que se pretende lograr, ya que el cambio hay que provocarlo.

SIMPLIFICACION DE TRABAJO

      A nivel empresarial el concepto de la Simplificación del Trabajo, no es más que la labor que se realiza constantemente a través de la utilización de planes organizados, que sirven para la aplicación de mejores técnicas que faciliten la ejecución de las tareas.

      Desde un punto de vista administrativo, la Simplificación del Trabajo es cualquier método, artificio ó recurso que ayude a disminuir o reducir la cantidad de esfuerzo requerido para ejecutar una labor determinada y es concebida fundamentalmente como una tarea permanente con el objeto de minimizar las tareas ordinarias propias de toda organización

      La simplificación de trabajo es un plan organizado para aplicar el sentido común y descubrir la mejor forma de hacer las cosas. Es un enfoque sistemático para eliminar detalles innecesarios con el propósito de economizar tiempo, energía, materiales y equipo.

     La simplificación reduce al mínimo la cantidad de esfuerzo requerido para llevar a cabo una determinada tarea, sea mental o física.. Mejora el funcionamiento, por medio de la redistribución de trabajo, la eliminación o redistribución de las distintas fases de una labor, y el balance del programa de trabajo. Además, mejora el uso del espacio disponible, situando más adecuadamente los elementos claves.

      Es responsabilidad del supervisor efectuar la mejor labor posible en su trabajo. Es verdad que la gerencia decide lo que se va hacer y quien lo va a hacer, pero como se va hacer y cuan bueno y pronto se hace, depende del supervisor .la enorme labor de papeleo gubernamental es responsabilidad del supervisor e igualmente e es responsable de escoger el equipó moderno para llevar a cabo sus labores en forma más económica, rápida y eficiente. Los métodos de producción deben guardar proporción con las necesidades del servicio a prestar.

      Cada supervisor desea encontrar mejores métodos y procedimientos para trabajar. Métodos y procedimientos que eliminen retrasos, embotellamientos, que faciliten las labores.

Técnicas para Simplificar El TRABAJO

      Desde un punto de vista general, la simplificación del trabajo incluye cualquier método o recurso que disminuya la cantidad de esfuerzo requerido para completar una labor determinada. Con ese objetivo se han desarrollado en los últimos años muchas técnicas que han resultado eficaces en la práctica. Entre estas técnicas podemos mencionar las siguientes

-Medición del trabajo.

-Cuadro de distribución de trabajo.

-Planeacion de la distribución de espacio.

-Diagrama de procedimientos o procesos.

-Flujogramas.

-Grafica de la distribución física de la oficina y distribución en planta.

-Diagrama de recorrido.

-Grafica de Gantt.

-Grafica CPM.

-Grafica PERT.

-Diagrama de pescado.