Actividad 2: organimetria

Definición

          Es una herramienta que sirve para medir los sistemas organizacionales. Tiende a establecer la jerarquía, y/o el orden y posición de un puesto de trabajo en una organización, esta herramienta incluye, métodos para diseño organizacional

          La Organimetría es parte del proceso de la Organización. Los miembros de una organización necesitan un marco estable y comprensible en el cual puedan trabajar unidos para alcanzar las metas de la organización. El proceso gerencial de la organización implica tomar decisiones para crear este tipo de marco, de tal manera que las organizaciones puedan durar desde el presente hasta bien entrando al futuro.

Objetivo

          Establecer la jerarquía, orden y posición de un puesto de trabajo para alcanzar las metas de la organización

Utilidad

          Sirve para medir los sistemas organizacionales ya que nos proporcionan una imagen formal de la organización, facilitando el conocimiento de la misma y constituyendo una fuente de consulta oficial; algunas de las principales razones por la que la organimetria se consideran de gran utilidad, es:

• Representan un elemento técnico valiosos para el análisis organizacional.
• La división de funciones.
• Los niveles jerárquicos.
• Las líneas de autoridad y responsabilidad.
• Los canales formales de la comunicación.
• La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento.
• Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
• Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma.

          Puede apreciarse, de manera fácil, la forma en que se estructura una organización, sin necesidad de explicaciones detalladas sobre la forma en que se ha dividido.

Tipos de organigramas 

– Según su naturaleza:

• Microadministrativos: pertenecen a una sola organización, ya sea en conjunto o bien, a alguna de las áreas que la conforman.

• Macroadministrativos: son la representación gráfica de más de una entidad.

• Mesoadministrativos: en estos se representa a varias entidades de un sector o bien al sector en su totalidad.

– Según el ámbito:

• Generales: aquí se representa a una cierta organización en su totalidad y las relaciones que existen dentro de esta.

• Específicos: representan a un departamento o área puntual de la entidad y cómo este se organiza.

– Según la presentación:

•      Horizontales: en estos las unidades son desplegadas de izquierda a derecha colocando al titulas en el extremo izquierdo. Las relaciones entre las unidades se representas mediante líneas horizontales y las jerarquías se ordena en columnas.

•      Verticales: las unidades se despliegan de arriba hacia abajo y el titular se ubica en el extremo superior y las jerarquías se despliegan de manera escalonada.

•       Mixtos: estos son una combinación de los dos anteriores, por lo que permiten un mayor despliegue.

– Según el contenido:

•       Integrales: en ellos se representan todas las unidades administrativas de la empresa y las relaciones jerárquicas o de dependencia que se establecen entre las mismas.

•       Funcionales: a los elementos de los integrales se le agrega una reseña de las funciones más importantes de cada área.

•     De puestos, plazas y unidades: en estos se señala qué puestos se necesitan para cada unidad, el número de plazas que existen y que se requieren. A veces incluyen los nombres de quienes integran las plazas.

Símbolos

     Los símbolos utilizados para diagramar organigramas son: las casillas y las líneas.

1.  Las casillas

          Son figuras geométricas rectangulares que hacen representación de unidades de la organización. Al interior de ella se debe colocar el nombre de la unidad o área que representa.

2.  Las líneas continuas

        Son figuras geométricas que representan: orden, relaciones de dirección, asesoramiento, subordinación, apoyo, control y relaciones consultivas que se presentan al interior de la organización. La línea principal de la organización se diferenciará de las demás por ser de mayor espesor.

3.  Líneas punteadas entre dos unidades

Señalan la existencia de relaciones de coordinación entre ambas unidades.

4.  Los puentes

       Son líneas con un realce semicírculo que son utilizados cuando se cruza una línea entre dos unidades que se relacionan.

5.  Órganos apoyo

       Son aquellas las áreas de la empresa encargadas de normar, ejecutar y evaluar la organización y gestión de las acciones inherentes a los procesos técnicos de los sistemas administrativos. Entre las más comunes se encuentran: Contabilidad; Tesorería; Personal; Abastecimiento (logística); Ejecución presupuestal; Seguridad; Mantenimiento de la infraestructura institucional; Proyección de la imagen institucional (relaciones públicas; Informática y secretaria general mesa de partes.

6.  Órganos de asesoría

         Son los responsable de asesorar a la Dirección, a las Áreas de Gestión y a las Comisiones de Proceso administrativo en los asuntos de su competencia. Entre ellas se encuentran: Planeamiento; Presupuesto; Asesoría legal y Tributaria racionalización

También se puede encontrar de la siguiente manera:

- Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.

- Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. 

-Las lineas llenas horizontales señalan especialización y correlación.

- Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.

 - Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.

- Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales.

- Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma.

- Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.

- Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura.

- Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un número en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo número. 

criterios para la elaboración de organigramas

          Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar. Debe contener únicamente los elementos indispensables.Estos son cinco: precisión; sencillez; uniformidad; presentación y vigencia y se explican a continuación.

1. Precisión: las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con exactitud.

2.Sencillez: deben ser lo más simple posible, para representar la(s) estructura(s) en forma clara y comprensible.

3. Uniformidad: en su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación.

4. Presentación: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben prepararse complementando tanto criterios técnicos como de servicio, en función de su objeto.

5. Vigencia: Para conservar su validez, deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparación, así como la fecha de autorización.