Actividad 1: organización y sistemas

Origen y antecedentes

          La creación de las unidades de Organización y Sistemas se vincula, por una parte, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente cuyos antecedentes que remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965.

          La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una referente a su origen y formación y otra referente a su consolidación.
Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, que se inicia con la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y Sistemas en toda la administración. Este período se caracteriza por la confusión y el parcialismo, porque se ligó la función de Organización y Sistemas a las funciones de contabilidad y auditoria con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.
La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.

Las unidades de O y S se legalizan en 1971 por medio de varios acuerdos:

1. "Acuerdo por el que se establecen las bases para la promoción y coordinación de las reformas administrativas"
2. "Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben procurar dar la atención que requiere el programa de reforma administrativa de su dependencia"
3. "Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a la Presidencia llevar a cabo visitas periódicas de evaluacion en materia de reforma administrativa y los diagnósticos necesarios"

"En los últimos años, Organización y Sistemas, no sólo se ha consolidado mediante el apoyo político y legal que se les otorga, sino también por su funcionamiento en la práctica"

          Paralelamente a la evolución de la administración  como ciencia, hemos podido observar una serie de denominaciones para referirse al área de organización y sistemas, por ejemplo organización y métodos o sistemas y procedimientos entre otras, el comienzo de esta situación  según señala Luis Salazar Larrain, fue originado en países como Alemania, Estados Unidos, Inglaterra, Bélgica  entre otros, donde inicialmente se realizaron investigaciones asociadas a normas métodos y organización del trabajo

        En realidad, todas las denominaciones asociadas a organización y sistemas, persiguen el mismo objetivo, lograr obtener mayor productividad y para lograrlo emplean métodos reglamentados y fundamentados en las enseñanzas cartesianas de (Descartes) cuyo principio fundamental estuvo basado en no considerar nada como verdadero ("la duda sistemática") a menos que no sea reconocido como tal en toda evidencia

DEFINICIÓN

Sistema:

Es un conjunto de elementos conectados entre si para realizar un fin o una meta.

Organización:

Agrupación de individuos con fines comunes. . Los sistemas pueden operar, tanto en serio como en paralelo. Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones.

Organización y Sistemas:

          Ciencia que estudia procesos administrativos y la estructura organizacional de un sistema, la cual tiene como finalidad, asegurara al máximo la eficiencia en el financiamiento administrativo mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de la organización.

NATURALEZA DE LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

          Nació de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, psicológicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organización. Se dice que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho, incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la organización, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas. Se vincula, por una parte, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente cuyos racionalizar y hacer más eficiente cuyos antecedentes que remontan a 1821 y porque remontan a 1821 y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia modernización administrativa que se inicia en 1965

Características de los análisis de organización y sistemas

·     Tiene como objetivo fundamental el adecuar la estructura organizativa funcional y procedimental de una empresa a fin de cumplir con la misión institucional.

·        Tiene a su cargo el evaluar la operatividad y/o vigencia de los Manuales de Organización y Sistemas, Normas y Procedimientos así como Formularios e Instructivos implantados con miras a la simplificación, agilización y/o actualización de los procesos administrativos y operativos que así lo requieran

·     Planifica, supervisa, coordina y controla las actividades relativas a los sistemas administrativos, de igual manera, tiene la responsabilidad de la selección de paquetes preprogramados o de su desarrollo (junto a la Red de Computación), prueba e instalación, contemplando el desarrollo de los manuales de los sistemas y el entrenamiento a los usuarios.

Perfil del analista de organización y sistemas

Para que un analista de O y S ejerza satisfactoriamente su función, determinados requisitos se vuelven indispensables, estos son:

• Poseer conocimientos  especializados sobre procedimientos, métodos, técnicas e instrumentos administrativos.
• Poseer capacidad de análisis y síntesis en proporciones superiores a las que normalmente se exige como media de los administradores.
• Ser creativo, hábil y autoconfiable.
• Poseer facilidades para las relaciones humanas.
• Saber oír, observar, argumentar e influir en terceros.

Condiciones Particulares:

·      ANALIZADOR. Es importante esta condición cuando se trata de recopilación de datos; saber cuáles son los que debe anotar para su posterior análisis.

·     ORIENTADOR. El trabajo de O y S es racional; exige una secuencia lógica por lo que consecuentemente el analista debe ordenar tosa su actividad, con el objetivo de obtener resultados positivos.

·       PERCEPTIVO. Habilidad para saber si todos los datos recogidos son útiles y cuales debe obtener.

·         BUEN OYENTE. Debe saber oír, más que saber interrogar. A la primera pregunta, debe seguir las respuestas del entrevistado y no interrumpirlo en su relato.

·      CREADOR e INNOVADOR. Ver las soluciones a medida que estudia los problemas y analizar los datos. Crear mejores condiciones de funcionamiento de las unidades de la empresa ya que no se debe canalizar por el cambio mismo sino innovar para lograr mayor eficiencia.

·      VENDEDOR. El analista debe tratar de ganar la aprobación de su trabajo y la colaboración para implementar sistemas y procedimientos. Para ello hace falta: espíritu conciliador, tacto, comprensión y paciencia.

Tipos de organizacion y sistemas

           1._Organización:

Organización Lineal o Militar

          Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando, el jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subordinados, quienes a su vez reportarán a un sólo jefe.

Organización funcional o de Taylor

          Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número posible de funciones.

Organización Lineo- funcional

Es una combinación de Organización Lineal y Funcional

LINEAL: la responsabilidad y autoridad se transmite a través de un sólo jefe para cada función especial.

FUNCIONAL: La especialización de cada actividad en una función, es más aplicable en las empresas.

          En ésta se combinan los tipos de organización lineal y funcional, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, conservándose de la funcional la especialización de cada actividad en una función, y de la lineal la autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un sólo jefe por cada función en especial.

Organización staff

          Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder de imponer decisiones, surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, proporciona información experta y de asesoría.

Organización matricial

          Consiste en combinar la departamentalización por productos con la de funciones, se distingue de otros tipos de organización porque se abandona el principio de la unidad de mando o de dos jefes.

Organización divisional

          Utilizada por grandes organizaciones que han crecido diversificando sus productos o sus mercados. Utiliza la departamentalización en base a productos, áreas o clientes. Y esos departamentos se les denomina divisiones porque tienen autonomía, tienen capacidad para tomar decisiones referentes a su producto, a su mercado o a su área geográfica. Cuando esta descentralización existe se habla siempre de división y no de departamentacion.

Organización por comités

          Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen para discutirlos y tomar una decisión en conjunto.

Organización por equipos de trabajo

          Por equipo de trabajo La constitución del equipo de trabajo es la actividad más delicada con la que se enfrenta un Director de Proyecto, y en la que más debe demostrar sus capacidades. El equipo es creado para una operación determinada, y está compuesto en su mayor parte por personas sobre las que no tiene poder jerárquico, provenientes de diversos departamentos o especialidades, y que ha de funcionar como un todo armónico y ser capaz de conseguir los resultados esperados que, por definición, son complejos, inusuales y arriesgados.

Organización virtual

          La organización virtual se refiere a una estructura que promueve la realización de alianzas temporales entre personas, instituciones y empresas con el propósito de realizar tareas específicas enlazadas mediante el empleo de las tecnologías de la sociedad de la información, siguiendo esquemas que reducen los costes y facilitan el acceso a las capacidades y recursos de las partes involucradas.

Organización por redes

          Es un modelo de organización vigente en una compañía, y su conversión en un modelo adaptado a las nuevas tecnologías y con capacidad de aprovechar al máximo las ventajas de una organización en red, suponen establecer unas “reglas del juego” distintas a las actuales.

    2._Sistemas:

Sistemas a nivel operativo

          Sistemas de información que supervisan las actividades elementales y las transacciones de la organización.

Sistemas a nivel del conocimiento

          Sistemas de información que apoyan a los trabajadores del conocimiento y de datos de una organización.

Sistemas a nivel administrativo

          Sistemas de información que apoyan las actividades de supervisión, control, de toma de decisiones y administrativas de los gerentes de nivel medio.

Sistemas a nivel medio

          Sistemas de información que apoyan las actividades de planeación a largo plazo.

Clasificación

a) Sistema de Procesamiento de Transacciones:

          Son aquellos sistemas que procesan grandes cantidades de datos, las cuales están relacionadas con las transacciones de los negocios, coimo por ejemplo: Las nóminas y los inventarios.

             
b) Sistemas de Automatización de la Oficina y Sistemas de Trabajo del Conocimiento.

          Existen dos clases de sistemas en el nivel del conocimiento de una organización. Los sistemas de automatización de la oficina [OAS, Office Automation Systems] apoyan a los trabajadores de datos, quienes por lo general no generan conocimientos nuevos, sino más bien analizan la información con el propósito de transformar los datos o manipularlos de alguna manera antes de compartirlos o, en su caso, distribuirlos formalmente con el resto de la organización y en ocasiones más allá de ésta. Entre los componentes más comunes de un OAS están el procesamiento de texto, las hojas de cálculo, la autoedición, la calendarización electrónica y las comunicaciones mediante correo de voz, correo electrónico y videoconferencia. Los sistemas de trabajo del conocimiento (KWS, Knowledge Work Systems] sirven de apoyo a los trabajadores profesionales, como los científicos, ingenieros y médicos, en sus esfuerzos de creación de nuevo conocimiento y dan a éstos la posibilidad de compartirlo con sus organizaciones o con la sociedad.

c) Sistema de Procesamiento de datos:

          Son aquellos sistemas de información que procesan grandes volúmenes de información generadas en las funciones administrativas, como el control de inventarios. Se realizan de manera automática, es decir, ejecutan las actividades diariamente.

d) Sistemas para la administración:

          Son sistemas que se basan en los datos obtenidos, el procesamiento de datos, y requieren la participación del ser humano, software, y hardware. Estos sistemas usan datos para su el análisis, y posterior toma de decisiones.

e) Sistema de apoyo a la toma de decisiones
          Enfatizan cada etapa de la toma de decisiones gracias a la información obtenida.

f) Sistemas expertos e inteligencia artificial:

          Es el campo principal de los sistemas expertos que permite desarrollar máquinas que cuenten con un desempeño inteligente. Tiene dos áreas que son: la comprensión del lenguaje natural y la habilidad para interiorizar los problemas hasta alcanzar una conclusión lógica.